ZeitPilot
V19.7 Webserver · zentrale Mehrbenutzer-Anmeldung
Zentralbetrieb: Alle Benutzer arbeiten mit demselben Datenbestand auf dem ZeitPilot-Server.

Importierter Erstbestand: Mandant GROSS mit 304 Mitarbeitenden. Benutzername = Personalnummer, Startpasswort Start123!. Systemverwaltung: systemadmin / Start123!. Beim ersten Mitarbeiter-Login muss das Passwort geändert werden.
ZeitPilotZeiterfassung & Personalzeiten

Dashboard

Mandant: - Zentral: verbunden -
Nicht angemeldet
Mitarbeitende
0
aktiv im System
Heute anwesend
0
mit Zeitbuchung
Heute abwesend
0
genehmigte / erfasste Abwesenheiten
Überstunden Monat
0,0 h
aus erfassten Buchungen

Verteilung nach Niederlassung

Heutiger Status

--:--:--

Mitarbeiter anmelden

Personalnummer und persönliche PIN eingeben.

Demo: Die vorhandenen Testmitarbeitenden haben zunächst die PIN 1234.
Status: Nicht eingestempelt
Pausen werden automatisch nach dem zugeordneten Zeitmodell berechnet. Wird vor oder während eines Pausenfensters ausgestempelt, erfolgt dafür kein Pausenabzug.

Heutige Buchungen

Hinweis zum Produktivbetrieb

In dieser HTML-Testversion liegen PIN und Buchungen lokal im Browser. Für den echten Einsatz an mehreren PCs und Niederlassungen müssen Anmeldung und Zeitbuchungen zentral über einen Server und eine Datenbank laufen.

Zeitbuchung erfassen

Arbeitszeit, Pausen und Dienst werden dem Mitarbeitenden zugeordnet.

Fehlzeit erfassen

Personalabteilung und Systemadministrator können hier Fehlzeiten direkt zur Zeiterfassung eines Mitarbeitenden erfassen. Der Eintrag wird als genehmigte Abwesenheit gespeichert.
Personal / Systemadmin

Erfasste Fehlzeiten im ausgewählten Monat

DatumMitarbeiterGrundUmfangStatusErfasst von
Zeitbuchungen
DatumMitarbeiterDienstBeginnEndePauseIstSollDiff.Status

Mitarbeiter-Stammdaten

Personalstammdaten mit Niederlassung, Abteilung, Rolle, Zeitmodell und Arbeitszeitvereinbarung.
Mitarbeiterübersicht 0 Passwort-Reset-Anfragen
Personalnr.NameNiederlassungAbteilungRolleZeitmodellWochenstundenStatus
Jahresanspruch
0
Tage im ausgewählten Jahr
Resturlaub Vorjahr
0
Alturlaub wird zuerst verbraucht
Genehmigt
0
bereits genehmigte Urlaubstage
Im Verfahren
0
Stufe 1 oder Stufe 2 noch offen
Gesamt verfügbar
0
Resturlaub + aktueller Anspruch minus genehmigt

Urlaubsantrag stellen

Urlaubsworkflow: Niederlassungsleitungen können Anträge für Mitarbeitende ihrer zugeordneten Niederlassungen erfassen und in Stufe 1 genehmigen. Personalabteilung und Geschäftsführung dürfen einen Antrag bei Bedarf auch ohne Stufe-1-Freigabe direkt endgültig genehmigen. Berechnet werden nur Arbeitstage des hinterlegten Zeitmodells.
Nur Mitarbeitende aus Ihren zugeordneten Niederlassungen.
Anträge über den Jahreswechsel werden im Prototyp getrennt pro Kalenderjahr gestellt. Feiertage werden derzeit noch nicht automatisch aus einem Feiertagskalender herausgerechnet.

Urlaubskalender

Genehmigte Urlaube, neue Anträge und Vorabfreigaben der Niederlassungsleitung. Personalabteilung und Geschäftsführung können Anträge zusätzlich direkt endgültig freigeben.
Endgültig genehmigt 1. Genehmigung erteilt Offen: Niederlassungsleitung oder Direktfreigabe
Urlaubsanträge
Genehmigungsaktionen erscheinen abhängig von Rolle und Bearbeitungsstufe.
MitarbeiterZeitraumTageBeantragtStatusGenehmigungswegBemerkung

Abwesenheit erfassen

Abwesenheiten
MitarbeiterGrundVonBisUmfangStatusBemerkung

Mitarbeiter-Stammdaten

Mitarbeitende zentral anlegen und pflegen: Personalnummer, Niederlassung, Abteilung, Rolle, Zeitmodell, Wochenstunden, Standard-Dienst, Urlaub und Terminal-PIN.

Mitarbeitende gesamt0
davon aktiv0

Niederlassungen

Niederlassungen werden separat mit Kennung, Anschrift und Status gepflegt.

Angelegte Niederlassungen0

Abteilungen

Abteilungen anlegen, umbenennen und löschen.
Administrator

Dienste / Schichten

Dienste und Schichten zentral pflegen. Umbenennungen werden in Mitarbeiterzuordnungen und Zeitbuchungen übernommen.
Administrator

Abwesenheitsgründe

Personalabteilung und Systemadministrator pflegen hier Fehlzeitarten einschließlich Standard-Umfang und Stundenwert.
Personal / Systemadmin

Zeitmodelle & Pausen

Zeitmodelle mit automatischen Pausenregeln pflegen. Eine Pause wird nur abgezogen, wenn die Anwesenheit das komplette Pausenfenster umfasst.
Administrator

Rollen & Rechte

Zugriffe werden über Rollen und einen Datenbereich (alle, Niederlassung, Abteilung oder eigene Daten) gesteuert.

Hinweis

Im Produktivsystem sollten Stammdaten mit Gültigkeitszeiträumen, Kostenstellen, Tarif-/Betriebsvereinbarungen, Rollen und Änderungsprotokoll geführt werden.

Niederlassungen verwalten

Eigene Stammdatenpflege für Standorte. Änderungen an der Bezeichnung werden automatisch bei den Mitarbeitenden übernommen.
Alle Niederlassungen
BezeichnungCodeAnschriftMitarbeitendeStatus

Mandantenverwaltung

Jeder Mandant besitzt vollständig getrennte Mitarbeiter-, Zeit-, Urlaubs- und Stammdaten. Nur der Systemadministrator kann Mandanten anlegen und wechseln.

Erstadministrator für neuen Mandanten

Mandanten
CodeMandantOrtMitarbeitendeStatus

Rollen & Rechte

Jede Rolle besitzt Funktionsrechte und einen Datenbereich. Die Rolle wird beim Mitarbeitenden hinterlegt.
Alle: unternehmensweit Niederlassung: bei Niederlassungsleitung auch mehrere zugeordnete Standorte Abteilung: eigene Abteilung am eigenen Standort Eigene Daten: nur der angemeldete Mitarbeitende

Sicherheitsprinzip

Die HTML-Version demonstriert die Rechte im Browser. Im Produktivbetrieb müssen Berechtigungen zusätzlich auf dem Server bei jeder API-Anfrage geprüft werden. Ein Ausblenden von Schaltflächen allein ist kein ausreichender Zugriffsschutz.

Monatsauswertung

Abwesenheitsübersicht

Mitarbeiter-Salden
Personalnr.MitarbeiterNiederlassungAbteilungIst-StundenSoll-Stunden*MonatssaldoSaldo-VortragZeitkonto gesamtFehltage
* Im Prototyp wird Sollzeit nur für Tage mit Zeitbuchung berechnet. Das Zeitkonto gesamt = Saldo-Vortrag + alle in ZeitPilot erfassten Zeitdifferenzen bis zum Ende des ausgewählten Monats.

Daten & Sicherung

Dieser Prototyp speichert Mandanten getrennt im Browser (localStorage). Für den produktiven Einsatz mit 400 Mitarbeitenden und mehreren Mandanten ist eine zentrale Server-Datenbank mit Tenant-Isolation erforderlich.

E-Mail-Dienst

Optionaler lokaler SMTP-Helfer für automatische Benachrichtigungen. Zugangsdaten werden nicht im HTML-Code gespeichert.
Nicht geprüft
Konfiguration: email-service\email_config.json. Anleitung: docs\EMAIL_VERSAND.md.

Für den späteren Produktivbetrieb

Rollen & RechteDSGVOPostgreSQL / SQL ServerAPI / BackendAudit-LogGenehmigungsworkflowUrlaubsanspruchFeiertagskalenderZeitkontenZuschlägeDienstplanungLohnexport
Mitarbeiter anlegen

Zuständige Niederlassungen

Für Niederlassungsleitungen ist eine Mehrfachzuordnung möglich. Diese Auswahl steuert Datenzugriff und die 1. Urlaubsgenehmigung.
Mehrfachauswahl
Plus = Zeitguthaben, Minus = Minusstunden.
Wird bei Urlaub zuerst verbraucht.

Benutzerkonto

Mindestens 8 Zeichen
Zeitmodell anlegen

Arbeitszeiten Montag bis Sonntag

Für jeden Wochentag kann festgelegt werden, ob gearbeitet wird und zu welchen Zeiten. Die Netto-Sollzeit wird aus Arbeitszeit minus vollständig enthaltener Pausen berechnet.
Arbeitsfreie Tage erhalten automatisch 0,00 Sollstunden. Auch unterschiedliche Arbeitszeiten pro Wochentag und Schichten über Mitternacht sind möglich.

Pausenregeln

Diese Pausenregeln gelten für das Zeitmodell. Ein Abzug erfolgt nur, wenn die jeweilige Pause vollständig innerhalb der Anwesenheit liegt. Geht der Mitarbeiter vor oder während der Pause, werden dafür 0 Minuten abgezogen.
Beispiel: 12:00–12:30 / 30 Min. · Kommen 08:00, Gehen 12:15 → 0 Min. Abzug · Gehen 16:30 → 30 Min. Abzug.
Abwesenheitsgrund anlegen
Systemgrund: „Urlaub“ wird durch den Urlaubsworkflow verwendet und kann nicht umbenannt oder gelöscht werden.
Passwort vergessen

ZeitPilot hinterlegt eine zentrale Rücksetz-Anfrage für Personalabteilung bzw. Systemadmin. Wenn der optionale E-Mail-Dienst eingerichtet ist, kann zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung versendet werden.

Aus Sicherheitsgründen zeigt ZeitPilot nicht an, ob der eingegebene Benutzername tatsächlich existiert.
Temporäres Passwort erstellt

Dieses Passwort wird nur jetzt angezeigt. Der Mitarbeiter muss es beim nächsten Login durch ein persönliches Passwort ersetzen.
Passwort ändern
Passwortwechsel erforderlich. Bitte vergeben Sie ein neues persönliches Passwort.
Mindestens 8 Zeichen; empfohlen: Groß-/Kleinbuchstaben, Zahl und Sonderzeichen.